Jedes Jahr dasselbe Szenario. Erste Dezemberwoche, das Telefon klingelt ununterbrochen, und alle wollen dasselbe: einen Kalender für Januar, einen Katalog für die Messe, weihnachtliche Papeterie für Kunden. Und jedes Jahr fällt dieselbe Frage: bis wann kann das fertig sein? Die Antwort lautet meist: es hätte schon vor einer Woche fertig sein können, wäre die Bestellung früher eingegangen.
Wir schreiben das nicht, um jemanden bloßzustellen. Wir schreiben es, weil Saisonalität im Druck ein Phänomen ist, das so regelmäßig auftritt wie die Jahreszeiten, und das sich mit mehr als einer Woche Vorlauf im Kalender planen lässt. Wer das tut, trinkt im Dezember seelenruhig Kaffee. Wer nicht, ruft gleichzeitig bei allen Druckereien der Stadt an.
Warum hat der Druck Saisons, wenn es doch nur um Maschinen und Papier geht
Weil Maschinen und Papier eine Ressource sind, die von Hunderten Unternehmen gemeinsam genutzt wird, die alle im selben Moment dasselbe wollen. Ein Firmenkalender ergibt nur Sinn als fertiges Produkt vor dem Neujahr, deshalb bestellt ihn der gesamte Markt im selben Zeitfenster: Oktober, November. Messekataloge müssen zu einem konkreten Veranstaltungstermin fertig sein, und diese Termine häufen sich in Polen und Europa im Frühjahr und im Herbst. Weihnachtsmaterialien, Papeterien, Karten, Paketbeilagen ergeben nur vor den Feiertagen Sinn, also landen auch sie in demselben Zeitfenster.
Die Folge ist einfach: Das Produktionsumfeld, auf das wir bei der Auftragsabwicklung zurückgreifen, bedient in der Hochsaison eine deutlich längere Warteschlange als im Mai. Nicht weil die Maschinen plötzlich langsamer arbeiten. Sondern weil alle Kunden am Markt in derselben Woche auf dieselbe Idee kommen.
Wer früh bestellt und wer immer erst in letzter Minute
Unternehmen mit einer Marketingabteilung und einem Jahresplan bestellen Kalender und Kataloge mit großem Vorlauf, weil es in ihrem Budgetplan verankert ist. Einzelunternehmer und kleinere Teams behandeln den Druck oft als etwas, an das man erst denkt, wenn es bereits gebraucht wird. Daran ist nichts Seltsames, die Priorisierung von Aufgaben funktioniert einfach anders, wenn eine Person alles selbst erledigt.
Wann muss ein Firmenkalender wirklich bestellt werden
Spätestens im September, wenn man ohne Zeitdruck die Wahl bei Format, Einband und Papier haben möchte. Kalender fertigen wir im selben Standard-Produktionszyklus wie andere mehrseitige Publikationen, aber in der Hochsaison, also von Mitte Oktober bis Mitte Dezember, wird die Produktionswarteschlange länger, weil im selben Zeitraum der halbe Markt bestellt.
Ein Kalender ist kein Flyer. Er hat meist eine Spiralbindung oder einen anderen Einband, manchmal für jeden Monat ein anderes Foto, manchmal eine Folienkaschierung oder einen Lack. Jede solche Zusatzleistung ist eine weitere Stufe in der Produktionskette, und jede Stufe hat in der Hochsaison ihre eigene Warteschlange.
Faustregel: Wenn die Kalender vor den Feiertagen an die Kunden verteilt sein sollen, geben Sie die Bestellung spätestens Anfang November auf. Später geht es auch noch, aber die Auswahl an Materiallieferanten und Terminen wird zunehmend kleiner.
Messekataloge: warum der Veranstaltungstermin nicht der Bestelltermin ist
Der Bestelltermin ist der Veranstaltungstermin minus Produktionszeit minus Puffer für Korrekturen. Kataloge fertigen wir in 5-7 Werktagen, aber das ist die reine Produktionszeit, gerechnet ab der freigegebenen, korrekten Datei. Wenn die Datei Fehler enthält, und der häufigste ist ein zu kleiner Sicherheitsabstand am Bund, fehlende Beschnittzugabe oder falsch vorbereitete Doppelseiten, verlängert sich diese Zeit um eine Korrekturrunde, und jede Runde bedeutet einen weiteren Tag oder zwei.
Nehmen wir ein konkretes Beispiel. Eine Fachmesse in drei Wochen. Das Unternehmen schickt am Freitagabend die Datei für einen A4-Katalog mit 32 Seiten. Die Druckvorstufe findet am Montag einen Fehler bei den Bundstegrändern. Die korrigierte Datei kommt am Dienstag zurück. Die Produktion startet am Mittwoch. Selbst bei kürzestmöglicher Produktionszeit bleibt sehr wenig Spielraum für unvorhergesehene Komplikationen, etwa dass der Kurier Verspätung hat oder die Buchbinderei eine größere Warteschlange als üblich hat. Derselbe Katalog, drei Wochen früher verschickt, hätte einen Puffer geboten, mit dem man ruhig schlafen kann.
Messesaisons in Polen und Europa
Der Frühling, besonders März und April, sowie der Herbst, September und Oktober, sind die Perioden mit dem dichtesten Messekalender. Das bedeutet, dass Unternehmen aus ganz Polen und der Region im selben Moment Kataloge, Flyer und Messestände bestellen. Wer die Messeteilnahme mehrere Monate im Voraus plant, sollte die Bestellung der Materialien parallel zur Standreservierung aufgeben, nicht danach.
Weihnachtsmaterialien: Papeterien, Beilagen, Firmenkarten
Der beste Zeitpunkt für die Bestellung ist der September oder Anfang Oktober, denn der Dezember ist für alle Marktteilnehmer bereits eng. Weihnachtsmaterialien haben eine Eigenschaft, die die Planung erschwert: Ihr Bedarf wird erst sichtbar, wenn der Advent im Kalender spürbar wird. Und dann bedient das Produktionsumfeld bereits Firmenkalender, Kataloge für Winterausstellungen und alle anderen, die sich gerade ebenfalls an die Feiertage erinnert haben.
Weihnachtsbroschüren und -beilagen drucken wir meist auf Papier im Bereich 115-250 g/m², je nach Funktion: dünneres Papier für eine einfache Informationsbeilage, dickeres für etwas, das repräsentativer wirken soll. Die Wahl der Grammatur beeinflusst nicht die Produktionszeit der Broschüre selbst, wohl aber, wie viele Projektversionen und Muster sich vor der endgültigen Bestellung noch sinnvoll testen lassen, und für das Testen braucht man Zeit, die im Dezember niemand mehr hat.
Typischer saisonaler Fehler: Unternehmen schicken die Druckdatei oft schon am Tag nach Erhalt vom Grafiker an die Druckerei, ohne Beschnitt und Ränder zu prüfen. In der Hochsaison bleibt keine Zeit für Korrekturschleifen hin und her. Prüfen Sie die Datei, bevor Sie sie verschicken, nicht danach.
Was konkret passiert, wenn Sie zu spät bestellen
Drei Dinge, und keines davon ist angenehm. Erstens: eine eingeschränkte Auswahl bei Technologie und Einband, weil manche Prozesse in der Hochsaison längere Warteschlangen haben als andere, und man Ihnen möglicherweise eine Ersatzlösung vorschlägt, um den Termin zu halten, statt der, die Sie sich gewünscht haben. Zweitens: weniger Zeit für Korrekturen, das heißt, ein Fehler in der Datei, der normalerweise einen Tag Verzögerung kostet, kann im Dezember den ganzen Termin kosten. Drittens, am frustrierendsten: manche Druckereien nehmen für einen bestimmten Termin gar keine neuen Bestellungen mehr an, weil die Warteschlange schon voll ist.
Wir wollen hier niemandem Angst machen. Es ist einfach die Logik der Produktionswarteschlange: Wenn hundert Unternehmen in derselben Woche dasselbe wollen, wartet das hunderterste Unternehmen.
Wie Sie Ihren eigenen Bestellplan aufbauen
Beginnen Sie mit dem Datum, an dem das Produkt physisch beim Empfänger sein muss, und rechnen Sie rückwärts. Zu diesem Datum addieren Sie die Lieferzeit, die Produktionszeit, die Zeit für die Musterabnahme, falls Sie vor der Vollauflage einen Probedruck machen, und die Zeit für die Dateivorbereitung samt Puffer für eine Korrekturrunde. Das klingt nach vielen Schritten, läuft in der Praxis aber auf eine einzige Excel-Tabelle hinaus, die Sie einmal im Jahr ausfüllen.
Beispielhafter Jahresplan
- Januar, Februar: Jahresplanung, Festlegung, welche Ereignisse und Saisons Druckmaterialien erfordern
- März: Bestellungen für Kataloge und Messestände für die Frühjahrsmessen
- Juni, Juli: Vorbereitung von Inhalten und Entwürfen für die Herbstmaterialien, noch vor dem urlaubsbedingten Tempoabfall in vielen Unternehmen
- September: Bestellungen für Herbst-Messekataloge sowie Start der Arbeiten an Kalendern und Weihnachtsmaterialien
- Oktober: letzter komfortabler Zeitpunkt, um Firmenkalender und Weihnachtspapeterie zu bestellen
- November: Bestellungen noch möglich, aber mit geringerem Spielraum für Korrekturen und Auswahlmöglichkeiten
Die Wahl der Technologie hängt nicht vom Kalender ab, sondern von Auflage und Spezifikation
Ob sich ein Weihnachtskatalog oder ein Kalender im Digitaldruck oder Offsetdruck besser eignet, hat nichts mit dem Monat zu tun. Es hängt ab von Format, Umfang, Anzahl der Sprach- oder Regionalversionen, Personalisierung und Papier. Kataloge im Digitaldruck fertigen wir bereits ab 1 Stück, was sinnvoll ist, wenn Sie mehrere Testvarianten oder eine kleine Serie für ein konkretes Ereignis brauchen. Offset gewinnt an Vorteil, wenn die Auflage steigt und die Spezifikation stabil ist, denn dann wird die Farbkonstanz und die Qualität der Volltonflächen, die Offset bietet, nicht mehr zur Zugabe, sondern zu einem realen, auf jeder Seite sichtbaren Vorteil.
Ein Firmenkalender in kleiner Serie, etwa als Geschenk für einige Dutzend Schlüsselkunden, eignet sich häufiger für den Digitaldruck. Derselbe Kalender in einer Version, die an alle Geschäftspartner und Mitarbeiter verteilt wird, in einer Stückzahl im vierstelligen Bereich, ist bereits ein natürlicher Kandidat für Offset, besonders wenn der Umschlag auf stabilerem Papier sein soll und das Innere auf etwas Angenehmerem im Griff.
Kataloge binden wir per PUR-Klebebindung, Rückstichheftung oder Spiralbindung, in den Formaten A4, A5, 210×210 mm sowie in Sonderformaten. Den Umschlag drucken wir auf Papier mit 250-350 g/m², das Innere auf 115-170 g/m². Die Wahl von Einband und Papier sollte bereits in der Projektphase festgelegt werden, nicht erst beim Versand der Druckdatei, denn eine Formatänderung in einer späten Phase bedeutet eine komplette Neugestaltung des Layouts.
Die Rolle der Datei, die Sie einreichen, in diesem ganzen Wettlauf mit der Zeit
Die druckfertige Datei ist das einzige Element im gesamten Prozess, das vollständig in Ihrer Hand liegt, daher lohnt es sich, sie zu perfektionieren, bevor der Wettlauf gegen den Termin beginnt. Die Bildauflösung für Offset- und Digitaldruck beträgt 300 dpi im Maßstab 1:1, und die Standard-Beschnittzugabe für Kataloge, Broschüren, Bücher und Verpackungen beträgt 3 mm auf jeder Seite. Der Sicherheitsabstand von der Schnittlinie beträgt mindestens 3 mm, und für Kataloge sowie andere mehrseitige Arbeiten werden 5 mm oder mehr empfohlen, gerade weil Text am Bund leicht in einen Bereich rutscht, der nach dem Falzen und Binden visuell schwer zugänglich wird.
Bevorzugtes Format ist ein druckfertiges PDF, am besten ein geschlossenes PDF/X-1a oder ein gut vorbereitetes Composite-PDF. Eine Word-Datei mit aus dem Internet eingefügten Fotos, ja, das kommt tatsächlich vor, geht fast immer mit der Bitte um Korrekturen an den Kunden zurück, und jede solche Bitte im Dezember bedeutet den Verlust eines Tages, den es im Dezember schlicht nicht gibt.
Was Sie jetzt schon tun können, um im Dezember nicht in der Warteschlange zu stehen
Wenn Sie das mitten im Jahr lesen, sehr gut, Sie haben Zeit. Wenn Sie das im November lesen, ist es auch nicht schlimm, nur müssen Sie schneller handeln und mit weniger Spielraum für Experimente am Entwurf. Der einfachste Schritt ist eine Frage an sich selbst: Welche Druckmaterialien werde ich in den nächsten drei Monaten brauchen, und ist die Datei dafür bereits fertig?
Vor dem Versand einer saisonalen Bestellung prüfen
- Sie kennen das genaue Datum, an dem das Produkt physisch beim Empfänger sein muss
- Die Datei hat korrekte Beschnittzugabe und Sicherheitsabstand, besonders am Bund
- Sie haben Einband und Papier passend zur geplanten Auflage gewählt, nicht nach Gefühl
- Sie haben einen Zeitpuffer für eine Korrekturrunde
- Sie wissen, ob Auflage und Spezifikation eher zu Digital- oder Offsetdruck passen
Die Saisonalität im Druck wird nicht verschwinden und lässt sich nicht in einer Woche austricksen. Aber man kann sie einmal im Jahr im eigenen Firmenkalender festhalten und sich dann einfach an die selbst gesetzten Termine halten, statt den Terminen hinterherzujagen, die der Markt für einen festgelegt hat.
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