Wie man Druckkosten senkt, ohne Qualität zu verlieren – 12 Wege

Fangen wir mit etwas an, das Sie von uns ganz ehrlich hören werden: Die meisten Menschen, die Druckkosten senken wollen, schauen nicht dorthin, wo es nötig wäre. Sie verhandeln den Preis pro Bogen und vergessen dabei, dass das Format ihres Projekts 20 Prozent Papier verschwendet. Sie fragen nach einem Rabatt auf die Auflage, obwohl ihre Datei so vorbereitet ist, dass sie ohnehin bei uns vor Ort korrigiert werden muss – was Zeit kostet und manchmal eine zusätzliche Rechnung. Beim Drucken zu sparen ist kein einzelnes Preisgespräch – es ist eine Reihe kleiner, sinnvoller Entscheidungen, die getroffen werden, bevor die Maschine überhaupt anläuft.

Im Folgenden zwölf Dinge, die wirklich funktionieren. Manche kennen Sie vielleicht schon, andere werden Sie überraschen – zumindest überraschten sie unsere Kunden, als wir ihnen davon erzählten.

1. Wählen Sie das Format passend zum Druckbogen, nicht nur nach Ästhetik losgelöst von der Produktion

Offsetdruck erfolgt auf großen Bogen – meist im Format B1 (700×1000 mm) oder B2 (500×700 mm) – aus denen anschließend die fertigen Produkte ausgestanzt werden. Wenn Ihr Flyer ein ungewöhnliches Format hat, sagen wir 213×98 mm statt des Standardformats A5 oder DL, wird der Bogen nicht gleichmäßig gefüllt, und es entsteht Verschnitt. Diesen Verschnitt muss jemand bezahlen. Raten Sie mal, wer.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Kunde wollte einen Flyer im Format 220×100 mm, weil das optisch besser zu seinem Umschlag passte. Nach der Umrechnung auf einen B1-Bogen stellte sich heraus, dass aus einem Bogen 16 Stück mit wirklich erheblichem Verschnittanteil entstehen. Eine Änderung auf 210×99 mm – für das Auge kein Unterschied – ermöglichte 18 Stück auf demselben Bogen unterzubringen. Das sind mehrere Prozent weniger Papier bei derselben Auflage, ohne ein einziges Pixel im Design zu verändern.

2. Standardformate statt eigenwilliger Maße

Das ist eine Fortsetzung von Punkt eins, verdient aber einen eigenen Abschnitt, weil Kunden das ständig vergessen. A4, A5, A6, DL, B5 – diese Formate existieren nicht, weil sie jemand aus ästhetischen Gründen erfunden hat, sondern weil sie große Bogen perfekt ohne Verschnitt teilen. Ein individuelles Format von 15×21 cm klingt im Briefing der Agentur schön, bedeutet in der Praxis aber, dass die Maschine bei jedem Bogen Material verschwendet.

Wir sagen nicht, dass sich ein ungewöhnliches Format nie lohnt – manchmal ist es Teil einer Markenstrategie, und dann ist der Aufpreis wirtschaftlich sinnvoll. Aber wenn Sie es ohne Überlegung tun, nur weil jemand es so in Canva entworfen hat und niemand das überprüft hat, zahlen Sie für etwas, das Sie nicht einmal bemerken werden.

3. Planen Sie die Auflage im Voraus, nicht in der Krise

Offsetdruck hat eine grundlegende wirtschaftliche Eigenschaft: Die Vorbereitungskosten (Belichtung der Druckplatten, Einrichten der Maschine, Farbkalibrierung) sind fix – unabhängig davon, ob Sie 1000 oder 5000 Stück drucken. Der Druck der weiteren Exemplare selbst ist vergleichsweise günstig. Das bedeutet: Wenn Sie wissen, dass Sie im Laufe des Jahres ohnehin insgesamt 5000 Flyer bestellen werden, dies aber in vier separaten Bestellungen zu je 1250 Stück tun, zahlen Sie viermal für die Vorbereitung statt einmal.

Konkret: Die Vorbereitung für den Offsetdruck macht oft 30 bis 40 Prozent der Kosten einer kleinen Auflage aus. Bei einer Bestellung von 1000 Stück kann das sogar die Hälfte der Rechnung sein. Bei 5000 Stück verteilen sich dieselben Vorbereitungskosten auf mehr Exemplare, sodass der Stückpreis drastisch sinkt – oft um 30 bis 40 Prozent bei einer Verdopplung der Auflage, und noch mehr bei einer Verfünffachung.

4. Offset- oder Digitaldruck – wählen Sie die Technologie passend zur Skala

Das ist eine der ersten Fragen, die wir einem Kunden stellen, und ehrlich gesagt stellen manche Druckereien sie gar nicht, sondern verkaufen einfach das, was ihre Maschine gerade frei hat. Und der Kostenunterschied kann enorm sein – in beide Richtungen.

Bei kleinen Auflagen – sagen wir bis zu 500 Stück – gewinnt meist der Digitaldruck, weil keine Kosten für die Vorbereitung von Offsetplatten anfallen. Bei 3000, 5000, 10000 Stück ist Offsetdruck pro Stück günstiger, manchmal deutlich. Wir haben Kunden gesehen, die jahrelang Kataloge in einer Auflage von 3000 Stück digital gedruckt haben, weil ihnen das einmal jemand geraten hatte – dabei hätte der Wechsel zu Offset den Stückpreis um etwa 25 Prozent gesenkt. Niemand hatte gefragt, ob das bei dieser Größenordnung noch Sinn ergibt.

5. Reduzieren Sie die Anzahl der Sonderfarben (Pantone)

Pantone-Farben, auch Schmuckfarben genannt, benötigen ein eigenes Farbwerk an der Maschine und eine eigene Farbmischung. Wenn Ihr Design CMYK plus zwei zusätzliche Pantone-Farben nutzt, zahlen Sie praktisch für einen sechsfarbigen statt vierfarbigen Druck. Das ist kein kleiner Kostenfaktor – es ist meist ein Preissprung um mehrere Dutzend Prozent.

Manchmal ist Pantone wirklich notwendig – zum Beispiel ein Firmenlogo in einem genau definierten Goldton, der in CMYK einfach nicht identisch herauskommt. Aber oft fügen Designer Pantone-Farben aus Gewohnheit hinzu oder weil es auf dem Bildschirm schöner aussieht, während der Unterschied nach dem CMYK-Druck für 95 Prozent der Empfänger nicht wahrnehmbar wäre. Es lohnt sich, das mit dem Grafiker vor der Kalkulation zu besprechen, nicht danach.

6. Papier – nicht immer bedeutet dicker auch besser

Die Papierstärke ist einer der größten Kostenfaktoren und zugleich einer der am meisten überschätzten Parameter. Kunden gehen oft davon aus, dass 350 g/m² automatisch besser aussieht als 300 g/m², weil es solider klingt. In der Praxis ist der fühlbare Unterschied zwischen 300 und 350 Gramm für den durchschnittlichen Empfänger fast nicht spürbar, während der Preisunterschied bei großen Auflagen sehr wohl spürbar ist.

Wo es sich tatsächlich lohnt, in dickeres Papier zu investieren, sind Visitenkarten und Katalogumschläge – Produkte, die man in die Hand nimmt und tatsächlich nach dem Tastgefühl beurteilt. Der Innenteil eines Katalogs oder ein Werbeflyer, der im Briefkasten landet und zwei Tage später im Müll, muss nicht auf Papier gedruckt werden, mit dem man ein Jahrzehnt lang Origami falten könnte.

7. Veredelungen – wählen Sie eine, nicht alle auf einmal

Folie, partieller UV-Lack, Prägung, Heißfolienprägung – jede dieser Veredelungen leistet optisch etwas, aber jede fügt auch einen eigenen Produktionsschritt, eine eigene Maschine und eine eigene Wartezeit hinzu. Wir haben Projekte gesehen, bei denen ein Kunde auf einer einzigen Visitenkarte Mattfolie, Glanz-UV-Lack auf dem Logo und zusätzlich eine Prägung wollte – das Ergebnis sah gut aus, großer Respekt vor dem Designer, aber die Kosten waren dreimal so hoch wie bei einer Standardvisitenkarte, während der Unterschied in der Wahrnehmung durch den Endkunden eher marginal war.

Wenn das Budget begrenzt ist, wählen Sie eine Veredelung und machen Sie sie richtig gut, anstatt das Budget auf drei Effekte gleichzeitig zu verteilen, von denen dann jeder etwas beschnitten wird.

8. Bereiten Sie die Datei korrekt vor – Korrekturen kosten mehr, als Sie denken

Das ist der Punkt, der wie eine Selbstverständlichkeit klingt, und trotzdem schickt uns jede Woche jemand eine Datei ohne Beschnitt, in RGB statt CMYK oder mit nicht in Kurven umgewandeltem Text. Jede solche Sache bedeutet entweder eine zusätzliche Korrekturrunde – also Zeit, das heißt eine Verzögerung im Zeitplan – oder, schlimmer, die Kosten eines erneuten Drucks, falls der Fehler erst nach der Auflage bemerkt wird.

Eine konkrete Zahl: Die Neuvorbereitung einer Datei durch einen Grafiker in der Druckerei ist meist ein zusätzlicher Rechnungsposten in Höhe von einigen Dutzend bis einigen Hundert Złoty, je nach Umfang des Problems. Eine Reklamation und der erneute Druck der gesamten Auflage wegen falscher Farben kosten dagegen schon mehrere Tausend. Eine gut vorbereitete PDF-Datei mit korrektem Beschnitt, in CMYK, mit eingebetteten oder in Kurven umgewandelten Schriften, ist das Günstigste, was Sie für Ihr Budget tun können.

9. Bestellen Sie mehr im Voraus – saisonale Planung

Viele Unternehmen drucken reaktiv: Die Flyer gehen aus, sie rufen in Panik an und zahlen für einen Expresstermin. Expressdruck – also innerhalb von 24 oder 48 Stunden statt der üblichen mehreren Werktage – bedeutet meist einen Aufpreis von zehn bis mehreren Dutzend Prozent, je nach Druckerei und Auslastung der Maschinen in der jeweiligen Woche.

Wenn Sie wissen, dass Sie jedes Jahr im Januar eine Kampagne durchführen und dafür Materialien brauchen, planen Sie die Bestellung im November, nicht Mitte Januar, wenn alle anderen mit derselben Idee ebenfalls in Eile sind. Das klingt banal, aber in der Praxis tun das nur wenige – dabei ist es eine der einfachsten Einsparungen, die sich umsetzen lassen.

10. Verhandeln Sie eine langfristige Zusammenarbeit, keine Einzelaufträge

Druckereien mögen, wie die meisten Produktionsbetriebe, Planbarkeit. Ein Kunde, der regelmäßig bestellt und ein Volumen für ein Quartal oder Jahr im Voraus zusagt, kann in der Regel bessere Konditionen aushandeln als jemand, der nur einmal im halben Jahr mit einem Einzelauftrag kommt. Es geht dabei nicht nur um einen prozentualen Rabatt – es geht auch um Priorität in der Produktionsreihenfolge und Flexibilität bei kurzfristigen Terminänderungen.

Scheuen Sie sich nicht, direkt danach zu fragen. Die meisten Druckereien – auch wir – bevorzugen einen Stammkunden mit planbarem Volumen gegenüber zehn zufälligen Aufträgen pro Monat.

11. Bündeln Sie Aufträge verschiedener Unternehmensabteilungen

Wenn in Ihrem Unternehmen die Marketingabteilung Flyer bestellt, die Vertriebsabteilung Visitenkarten und die HR-Abteilung irgendwelche Recruiting-Broschüren – und das jeweils getrennt, zu unterschiedlichen Zeitpunkten, vielleicht sogar bei verschiedenen Druckereien geschieht – verlieren Sie den Skaleneffekt. Die Konsolidierung von Bestellungen zu einem Auftrag oder zumindest zu einem gemeinsamen Zeitplan bei einem Anbieter ermöglicht oft einen besseren Gesamtpreis, weil die Druckerei ein größeres, planbareres Volumen sieht.

Das erfordert etwas interne Koordination, das geben wir zu. Aber für ein mittelgroßes Unternehmen kann der Unterschied real sein – wir sprechen von Einsparungen in Höhe von zehn oder mehr Prozent, nur weil aus fünf kleinen Aufträgen ein größerer wird.

12. Fragen Sie nach Alternativen, bevor Sie ein Projekt als zu teuer verwerfen

Der letzte Punkt ist vielleicht der am meisten unterschätzte. Kunden kommen manchmal mit einem fertigen Design, erhalten ein Angebot, halten es für zu teuer und geben auf oder suchen eine andere Druckerei in der Hoffnung auf ein Wunder. Dabei genügt oft ein Gespräch mit jemandem auf der anderen Seite, der die Maschinen und den Prozess kennt, um eine Lösung zu finden, die 20 bis 30 Prozent günstiger ist – bei nahezu identischem Endergebnis.

Manchmal ist es der Wechsel zu einem Papier mit ähnlicher Grammatur, aber von einem anderen Lieferanten. Manchmal die Änderung des Formats um einen halben Zentimeter, um besser auf den Bogen zu passen. Manchmal der Verzicht auf eine Veredelung, über die der Kunde hinterher selbst sagt: Na ja, das hätten wir auch weglassen können. Eine gute Druckerei sollte das von sich aus vorschlagen, aber wenn sie es nicht tut – fragen Sie einfach. Fragen kostet nichts.

Was daraus folgt

Druckkosten ohne Qualitätsverlust zu senken bedeutet nicht, den billigsten Anbieter zu suchen und darauf zu hoffen, dass es schon irgendwie gut geht. Es bedeutet zu verstehen, woher der Preis überhaupt kommt – vom Format, von der Technologie, von der Anzahl der Farben, vom Papier, von den Veredelungen, davon, wie die Datei vorbereitet ist und wie die Bestellung zeitlich geplant ist. Die meisten der beschriebenen Einsparungen erfordern keinen Kompromiss bei der Qualität des Endprodukts. Sie erfordern nur ein anderes Gespräch mit der Druckerei, bevor die Bestellung auf die Maschine geht – nicht danach, wenn als einzige Option nur noch die Reklamation bleibt.

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