Jemand hat mir einmal gesagt, selbstdurchschreibendes Papier sei ein Relikt der neunziger Jahre. Derselbe Jemand rief zwei Wochen später an und fragte, ob wir ihm Blöcke für Serviceaufträge in drei Durchschlägen anfertigen könnten, weil seine Monteure vor Ort keine Zeit hätten, sich bei jedem Auftrag mit Tablet und App herumzuschlagen. So sieht das in der Praxis aus - die Digitalisierung schreitet voran, aber es gibt Bereiche, in denen Blatt und Kugelschreiber jedem System noch immer überlegen sind.
Autowerkstätten, Speditionen, Baustellen, Lager, Notare, die Feuerwehr bei Protokollen - überall dort hält sich selbstdurchschreibendes Papier hartnäckig. Nicht, weil jemand keinen Computer bedienen kann. Sondern weil unter bestimmten Bedingungen ein physisches Dokument mit Unterschrift und sofort fertiger Kopie für den Kunden schlicht schneller und zuverlässiger ist als jedes digitale System.
Was da eigentlich passiert - Chemie statt Kohlepapier
Selbstdurchschreibendes Papier, in der Branche oft NCR genannt, vom englischen No Carbon Required, funktioniert nach dem Prinzip von Mikrokapseln mit Farbstoff, die auf der Unterseite des oberen Blattes und auf der Oberseite des darunterliegenden Blattes aufgebracht sind. Wenn man mit dem Kugelschreiber schreibt oder mit einem Nadeldrucker druckt, platzt durch den Druck der Feder diese mikroskopischen Kapseln auf, der Farbstoff reagiert mit der Schicht auf dem nächsten Blatt, und es entsteht ein Abdruck. Kein Kohlepapier zwischen den Blättern, kein Schwarzwerden der Hände wie in den achtziger Jahren.
Das Papier gibt es in drei Rollentypen im Satz. CB ist das obere Papier, mit Kapseln nur auf der Unterseite (Coated Back). CFB sind die mittleren Blätter, beidseitig beschichtet (Coated Front and Back) - je mehr Kopien, desto mehr CFB-Schichten in der Mitte. CF ist das letzte Blatt im Satz, nur oben beschichtet (Coated Front), da darunter nichts mehr zu kopieren ist. Standardmäßig werden Sätze mit zwei, drei und vier Durchschlägen hergestellt, wobei die physische Grenze durch die Lesbarkeit des Abdrucks auf dem letzten Blatt gesetzt wird - ab einer bestimmten Anzahl von Schichten ergibt der Druck des Kugelschreibers keinen klaren Abdruck mehr.
Die Farben der Durchschläge sind kein Zufall: Typisch ist ein weißes Original, eine gelbe oder rosa Kopie für den Kunden, eine grüne für das Lager, eine blaue für das Archiv. Die Farbgebung ist keine technische Vorgabe, wird aber in Unternehmen mit festgelegtem Dokumentenumlauf schnell Teil der Arbeitsabläufe - der Mitarbeiter sieht auf den ersten Blick, welches Blatt wohin gehört.
Wo es sich wirklich lohnt
Am häufigsten erhalten wir Bestellungen für Blöcke mit Serviceaufträgen, Abnahmeprotokolle für Arbeiten, Lagerscheine, Kassenein- und -ausgangsbelege, im Außendienst von Vertretern ausgestellte Handelsaufträge sowie verschiedenste interne Formulare, bei denen eine Person das Dokument ausfüllt und die andere sofort ihr eigenes Exemplar erhält, ohne kopieren oder scannen zu müssen. Bei der Arbeit vor Ort - auf der Baustelle, in der Werkstatt, im Lager beim Entladen - gewinnt selbstdurchschreibendes Papier schlicht deshalb, weil es ohne Strom, ohne Internet und ohne das Risiko funktioniert, dass die App im ungünstigsten Moment abstürzt.
Es gibt noch ein Argument, über das selten offen gesprochen wird: den Beweis. Ein physisches Dokument mit dem Abdruck eines Kugelschreibers und der Unterschrift beider Seiten ist in manchen Branchen immer noch ein stärkerer Beweis als eine elektronisch signierte PDF-Datei, besonders wenn die andere Seite keine qualifizierte elektronische Signatur besitzt. Ein Fahrer, der beim Entladen ein Schadensprotokoll unterschreibt, und ein Spediteur, der mit der Kopie in der Hand dasteht - das ist keine Situation, in der jemand zum Tablet greift.
Nummerierung - ein kleines Extra, das bei der Dokumentenkontrolle alles verändert
Nummerndruck ist ein eigenes Thema, geht aber oft mit selbstdurchschreibendem Papier Hand in Hand. Es geht darum, jedem Exemplar eine eindeutige, fortlaufende Nummer zu geben - direkt im Druckprozess, nicht handschriftlich mit dem Kugelschreiber, was bei größeren Mengen sowohl langsam als auch fehleranfällig oder betrugsanfällig ist.
Nummerierung ist überall dort sinnvoll, wo man wissen muss, ob ein Exemplar nicht verlorengegangen, gefälscht oder doppelt verwendet wurde. Eintrittskarten, Rabattgutscheine, Formulare mit strenger Abrechnungspflicht, Papierrechnungen bei Unternehmen, die noch nicht vollständig auf elektronische Rechnungsstellung umgestellt haben, Reklamationsformulare, Garantiekarten - in jedem dieser Fälle erlaubt die laufende Nummer eine eindeutige Zuordnung des Exemplars zu einer bestimmten Transaktion oder einem Ereignis.
Technisch wird die Nummerierung meist in einem separaten Arbeitsgang nach dem Druck des eigentlichen Formulars aufgebracht - eine Nummerierungsmaschine prägt fortlaufende Ziffern auf bereits gedruckte und geschnittene Bögen oder Blöcke. Man kann den Startpunkt der Nummerierung, den Schritt (also ob die Nummern um 1 oder etwa um 2 bei doppelseitigen Drucken steigen), die Anzahl der Stellen mit führenden Nullen sowie die Position auf der Seite festlegen. Bei Durchschreibeformularen muss die Nummer zusätzlich durch alle Schichten des Satzes durchschlagen, damit Original und Kopien dieselbe Nummer tragen - genau hier treffen sich die beiden Themen dieses Artikels.
Nummerierung und Durchschreibepapier - eine Falle: Soll die Nummer durch den ganzen Satz durchschlagen, muss sie mechanisch, mit entsprechendem Druck, auf dem bereits geleimten Block geprägt werden. Werden einzelne Blätter separat nummeriert und danach zu Blöcken geklebt, stimmen die Nummern auf Original und Kopien am Ende nicht mehr überein. Das ist einer jener Details, die bereits bei der Bestellung geklärt werden müssen, nicht im Nachhinein.
Wie sieht das bei der Datei aus, die bei uns eingeht
Ein Formular für den Durchschreibedruck wird genauso vorbereitet wie jeder andere Offset- oder Digitaldruck - als PDF-Datei, am besten im Standard PDF/X-1a oder als korrekt vorbereitetes kompositfarbenes PDF, im Farbraum CMYK. Die Auflösung von Bildern und Logos sollte 300 dpi im Maßstab 1:1 betragen - bei einem Formular mit Kleingedrucktem und dünnen Tabellenlinien spielt das eine besondere Rolle, denn ein verschwommenes Tabellenraster sieht schon auf normalem Büropapier schlecht aus, ganz zu schweigen von selbstdurchschreibendem Papier, wo ohnehin ein Teil der Schärfe beim Durchschlagen durch die Schichten verloren geht.
Ein Punkt unterscheidet sich jedoch vom gewöhnlichen Druck: Was sich auf die folgenden Kopien durchschlagen soll, muss im Hinblick auf die Lesbarkeit des Abdrucks gestaltet werden, nicht nur im Hinblick auf das Original. Dünne Tabellenlinien, kleiner Text, dezente Grautöne im Hintergrund - all das sieht auf dem ersten Blatt hervorragend aus, kann aber auf dem dritten Blatt im Satz kaum noch erkennbar sein, denn ein chemischer Abdruck ist nie so scharf wie ein Druck. Deshalb werden die Rasterlinien bei Durchschreibeformularen üblicherweise dicker gestaltet als in einem Standarddokument, und die mit dem Kugelschreiber auszufüllenden Felder werden deutlich konturiert.
Der Platz für die Nummerierung muss bewusst freigehalten werden - üblicherweise in einer Ecke des Formulars, mit Sicherheitsabstand zur Schnittkante. Der von der Schnittlinie gemessene Sicherheitsabstand beträgt standardmäßig mindestens 3 mm, und bei mehrseitigen Formularen oder geklebten Blöcken sollte man besser mehr Reserve einplanen, denn eine zu nah an der Kante geprägte Nummer wird beim ungenauen Falzen des Blocks leicht abgeschnitten.
Die häufigsten Pannen, die wir gesehen haben
Ein Kunde möchte vier Durchschläge in kräftiger Farbe mit vollflächigem Hintergrund auf jeder Seite. Das Problem dabei: Je mehr Farbe oder Hintergrund auf dem selbstdurchschreibenden Papier ist, desto schwieriger wird ein lesbarer Abdruck auf den folgenden Schichten - ein satter Hintergrund stört den Druck des ersten Blattes nicht, verdeckt aber die handschriftlichen Einträge auf den Kopien. Durchschreibeformulare bewähren sich am besten bei einem einfachen, zurückhaltenden Design: Logo, Kopfzeile, Tabellenlinien, minimale Grafik.
Der zweite Punkt ist, dass man die Nummerierung in der Projektphase vergisst und sich erst kurz vor der Bestellung wieder daran erinnert. Der Platz für die Nummer muss von Anfang an eingeplant werden - sonst endet es damit, dass die Ziffern dort hineingequetscht werden, wo gerade Platz ist, oft mitten in der Tabelle oder direkt neben dem Logo.
Der dritte Punkt betrifft die Reihenfolge der Blätter im Satz. Kunden gehen manchmal davon aus, dass die Farbe der Kopie reine Geschmacksache ist, und dann stellt sich heraus, dass das Lager seit Jahren ein grünes Blatt bekommt und plötzlich ein blaues erhalten soll, weil es in der neuen Bestellung gerade so herausgekommen ist. Es lohnt sich, die Farbreihenfolge einmal festzulegen und bei allen folgenden Nachdrucken beizubehalten - das erleichtert das Leben der Menschen, die täglich mit diesen Dokumenten arbeiten.
Papier, Klebung und Form des Blocks
Durchschreibeformulare liefern wir meist als oben oder seitlich geleimte Blöcke mit Kartonunterlage auf der Rückseite oder als lose Sätze zum Einheften in einen Ordner oder zum Einlegen in die Nummerierungsmaschine des Kunden. Die Wahl hängt davon ab, wie das Formular verwendet wird - ein geleimter Block bewährt sich vor Ort, weil er sich nicht in der Werkzeugkiste oder im Handschuhfach auflöst, während lose Bögen dort sinnvoll sind, wo das Dokument sofort in einen Ordner oder ins Archiv wandert.
Bei großen Auflagen hängt die Wahl der Drucktechnologie - digital oder Offset - von denselben Faktoren ab wie bei jeder anderen Bestellung: Format, Umfang, Anzahl der Versionen und davon, ob die Spezifikation über die Zeit stabil bleibt oder sich das Formular ändern wird. Der Vorteil des Offsetdrucks wächst mit der Auflage und der Wiederholbarkeit der Bestellung, doch bei kürzeren Serien oder Formularen mit häufigen inhaltlichen Änderungen ist Digitaldruck oft einfach praktischer, da keine neuen Druckplatten bei jeder Korrektur angefertigt werden müssen.
Bestellungen für Durchschreibeformulare und Nummerndruck realisieren wir unter Nutzung eines technologischen Maschinenparks, der Digital- und Offsetdruck sowie eine Buchbinderei umfasst - Technologie und Veredelungsform wählen wir passend zur Spezifikation des jeweiligen Formulars und zur Auflagenhöhe aus.
Ein paar Worte dazu, wann es sich nicht lohnt
Seien wir ehrlich - wenn ein Unternehmen heute ausschließlich elektronische Rechnungen ausstellt und der gesamte Dokumentenumlauf digital ist, ist selbstdurchschreibendes Papier eine überflüssige Kostenposition und eine zusätzliche Papierspur, die niemand archiviert. Sinn ergibt es dort, wo der Prozess physisch außerhalb des Büros stattfindet - vor Ort, auf der Baustelle, bei der Warenannahme, im Kontakt mit einem Kunden, der ohnehin eine papierne Bestätigung vor Ort erwartet. Bevor man Blöcke bestellt, lohnt sich die Frage, ob wirklich jemand die zweite und dritte Kopie physisch aufbewahren wird, oder ob sie in der Schublade landet und niemand sie je wieder herausholt.
Bevor Sie einen Auftrag für ein Durchschreibeformular abschicken, prüfen Sie
- Haben Sie die Anzahl der Durchschläge und die Farbreihenfolge der Blätter im Satz festgelegt
- Ist das Design zurückhaltend bei Grafik und Hintergrund, damit der Abdruck auf dem letzten Blatt lesbar bleibt
- Haben Sie Platz für die Nummerierung mit Abstand zur Schnittkante freigehalten
- Liegt die Datei als PDF/X-1a oder korrektes kompositfarbenes PDF vor, in CMYK, 300 dpi
- Haben Sie die Form des Blocks festgelegt - oben oder seitlich geleimt, oder lose Bögen
- Soll die Nummerierung durch alle Schichten des Satzes durchschlagen oder nur auf dem Original erscheinen
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Krakau, ul. Zamknięta 10 - Bestellungen für Durchschreibeformulare und Nummerndruck realisiert die NXT Horizon Sp. z o.o., Betreiber von drukarniapro.pl.